企业年会策划方案流程以及所涉及的费用有哪些

 

 

　　1、预定年会场地

　　年会策划的地点例如预定酒店、聚餐地点、团建地点和年会内容等

　　2、将确定好的年会时间地点通知公司全体人员

　　预定好年年会策划会场地之后,接下来就是把地点时间公布给公司全体人员,确定员工出行名单,尽早完成来回车程的订票,或者找好一些服务商包车也是可以的.

　　3、员工的出行名单,确定酒店入住名单

　　如果再入住时间内,部门小组有会议的,要提前上报安排会议地点;在员工签到之前,房卡要提前分好,主要为了避免因为签到人数多,导致房卡及签到台会搞得很乱;深圳年会策划如果签到台有礼物发发放,可以在签到表中标注好,这样可以避免误领、少领、多领的情况发生.年会的物料要集中放在一起,避免年会工作人员到处找东西找不到.

　　4、年会负责人员要进行礼品采购

　　采购也是一件繁琐的事情,既然是年会就少不了奖励,在礼品上的选择可以考虑参考下专业的年会顾问组的意见,找一些实用并且有纪念价值意义的礼品.

　　5、找好与年会相关主题的素材

　　先把年会的主题确定好,设计的风格要统一,确定要好深圳年会策划主题需要的相关素材及物料,尺寸和摆放位置也要提前也要确定好.既然是年会,LED屏幕是少不了的,深圳年会策划需要提前测试一下LED屏效果,LED屏幕的质量不一样,效果不一样哦

 

 

　　1、年会会场茶歇

　　此项费用基本上是按人数预算的,预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合.承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用,如果主办方需要非程序服务,可能需要而外的预算.通常情况下,茶歇的种类可分为西式与中式两种;西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主,中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主

　　2、年会策划联谊酒会/舞会

　　事实上,联谊酒会/舞会的预算可能比单独的宴会复杂,宴会只要设定好餐标与规模,预算很容易计算.但酒会/舞会的预算设计到场地与节目支持,其预算可能需要比较长的时间确认.

　　3、年会视听设备

　　3.1、除非在室外进行,否则视听设备的费用通常可以忽略.如果为了公共关系效果而不得不在室外进行,视听设备的预算就比较复杂,包括:设备本身的租赁费用,通常按天计算

　　3.2、设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用,可让会展服务商代理

　　3.3、音源;主要是背景音乐及娱乐音乐选择,主办者可自带,也可委托代理

　　4、年会演员及节目

　　通常可以选定节目后按场次计算;预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关.在适宜地点如果有固定的演出,那预算就很简单,与观看表演的人数正相关;专场或包场除外.

　　5、年会杂费

　　杂费是指会展过程中一些临时性安排产生的费用,包括打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等等.深圳年会策划杂费的预算很难计划,通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理.