会议公司浅谈会议服务的服务范围以及流程

　　现在很多的公司都选择会议公司进行会议策划,但是大多数人对会议公司的会议服务范围以及流程不是很了解,下面小编就进行具体的分析.

一、会议服务的服务范围

　　1、会议开始前,负责与会人员的注册登记,包括签到和领取代表证件、会议文件及纪念品等;

　　2、每次会议开始前,在进门处检查与会人员证件;会议开始后,将摄影、文字及摄像记者请出会议厅室,将会议厅室的大门关上;

　　3、迎接嘉宾,引导代表等至指定席位;

　　4、记录会议的进行过程及代表的发言内容;

　　5、对要求发言的代表进行登记,及时将名单按报名先后顺序送交会议主持人或会议秘书.注意记录下代表的姓名,所代表的国家或机构及发言顺序的先后要求.有的代表要求靠前安排发言时间,有的要求靠后,有的要求居中,有的不提要求.

　　6、在场内分发代表发言稿、声明、提案草案、修正案稿等.发言稿通常在该代表发言期间分发,如稿件未到,可在主持人发言小结时分发,或在下次会议开始前分发.为保证记录的准确性,如代表系临时发言且有手稿,可在其发言后向其暂借,复制后随即退还;

　　7、随时准备提供必要的会议文件及有关资料,供讨论时参阅;

　　8、每次会议开始前检查灯光、室温、卫生、、桌椅、纸笔、饮水杯、(主持人用)木槌、投影设备等是否均已符合要求;

　　9、接听紧急电话并通知所要求的通话人.会议厅室内的电话机通常只闪光而无铃声.秘书接话应轻声.其他人员应在会议厅室外的分机接话,以免干扰会场.

　　10、会议服务负责人要检查各类工作人员如同声传译译员、警卫、电工等是否均已到位;各种设施如电力、空调、音响、通风、同声传译等是否均已通畅待用.

二、会议服务有哪些流程

　　1、策划作为专业的会展代理公司,我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等.

　　2、咨询在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择--譬如在预算范围内适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等.

　　3、考察如果您认为沟通后可以相信我们,那么我们可以进入这个阶段--我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务.

　　4、确定这个时间需要的是耐心与细致--我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议.

　　5、执行严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华.不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标.在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行.

　　6、结算双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算.