如何策划年会活动以及注意有哪些

　　年会活动作为公司年底的后一个活动，为了回报公司员工一整年的付出，一定要举办的有声有色，那么如何策划一场年会活动呢以及有哪些注意事项。

一、如何策划年会活动

　　（一）、会前沟通阶段

　　1、年会对象：经销商？客户？员工？

　　2、年会类型：如经销商联谊、答谢客户、员工总结、公司总结、公司联谊、年终奖励、公司聚餐等。

　　3、年会调性：正式严肃？娱乐狂欢？

　　4、年会预算：大概预算多少？

　　5、年会时间：大概定在什么时间举行？

　　6、年会形式：联欢茶话会（工作报告+内部表演节目+晚宴），大型歌舞团拜会（行业展望+知名主持人明星+各公司代表节目+媒体宣传），群英汇（集团各公司汇报展望+会议+晚宴），户外拓展培训会（专业培训+拓展训练+团队积分比拼），演艺大比拼（小电影+服装秀+歌神k歌+集体舞+宴会），旅游狂欢（周年纪念+答谢用户+旅游+party+演出）等。

　　7、场地联系：选出3个合适的场地，然后从中选择合适的，其他两个作为备选项。

　　8、场地预定：时间确定后马上预定场地，年底会议集中，场地紧俏。

　　（二）、年会策划阶段

　　1、组建团队：确定年会工作小组，分工协作，需要从别部门调配人员的需要提前打招呼。

　　2、方案拟定：年会方案经过撰写，讨论，审核，公司确认之后方可发布。

　　3、外包团队选择：方案确定后，哪些事项需要外包的，需要提前选择。比如宣传片拍摄制作、场地舞台搭建、舞蹈演出等。

　　4、流程设计：设计年会流程，考虑时间、交通、气候因素。

　　一般年会流程有①、开场舞②、领导致辞③、颁奖④、员工代表讲话⑤、节目演出⑥、晚宴⑦、互动小游戏⑧、谢幕等；如果要玩出科技感，抽奖环节可以选择微信摇一摇抽奖，现场火爆，还可以设置微信摇一摇抢红包环节，由公司、部门或领导分批发红包，员工摇一摇抢红包。

　　5、设计年会亮点：增加年会科技感，通过年会微主页、3D签到墙、摇一摇抽奖等调动现场氛围；如果有条件，年会现场进行视频直播，让客户及员工家长能够看到企业年会。

　　6、人员分工（表格）：分工要明确、具体，各任务项表述清楚，有时间节点。

　　7、物料需求（表格）：要明确列出所有需要的物料，通常包含奖品礼品类、年会资料类、现场包装类等。

　　（三）、年会筹备阶段

　　1、预算申请：尽早申请，走审批、拨款流程。

　　2、嘉宾邀约：确认嘉宾是否演讲。如有需要，可制作H5邀请函。

　　3、员工通知：如果企业员工较多，确认是否分批举办，明确员工在何时参加。

　　大公司可选择制作年会微主页，年会流程通知、节目预告、现场抽奖游戏、视频直播、在线投票等板块都可以在年会微主页展现。

　　4、员工评选：一般公司年底都有员工评选（现在比较流行在线投票）。需要和牵头评选员工的部门对接好，提前拿到员工的名单。便于拍摄花絮，或者联系员工家长，让家长微信传来祝贺员工得奖的小视频等。（亮点和泪点）

　　5、年会文件：视频类（企业宣传片、精彩花絮、员工感言等）；音频类（主题音乐、舞蹈、歌曲配乐等）；PPT类（领导讲话稿、员工发言稿等）；图片类（年会主题图片、颁奖、抽奖背景图片等）；文档类（主持词等）。

　　6、物料制作、采购：按照物料清单，采购、制作。如会场欢迎牌、指示牌、桌牌、易拉宝、签到墙、主背景以及年会所需道具、奖品等。

　　7、节目征集、编排：面向公司征集节目，安排审核、彩排时间。

　　8、现场彩排：一定要预留彩排时间，如有节目，安排一次带妆彩排。

　　(四)、现场布置阶段

　　1、布置时间：至少提前一天布置场地。

　　2、设备布置：会议所需网络、电脑、音响等；桌椅摆放，茶水、礼品到位。

　　3、会场指引：会场欢迎牌、指示牌、易拉宝等。

　　4、主舞台搭建：协调酒店方或广告公司完成现场主舞台及签到墙搭建。

　　(五)、现场实施阶段

　　1、接待服务：嘉宾接待服务，需要礼仪的话提前聘请或面向公司员工征集志愿者。

　　2、暖场：通过3D签到墙，主持人互动等调动现场氛围。

　　3、现场服务：茶水、点心（督促酒店方完成），礼仪引导服务等。

　　4、PPT控制：控制嘉宾演讲时间，PPT上加上演讲倒计时，或者制作时间提示牌。

　　5、演讲次序：嘉宾出场次序在会前应该确认好。

　　6、音频、视频播放：提前收集音乐、视频，编号次序，现场配合播放。

　　7、餐饮安排：坐席安排，餐饮安排（控制好上菜时间）。如有领导、嘉宾，安排几个人负责开车（不能喝酒）或者提前预定代驾服务。

　　8、直播、摄像：会前列好拍照需求，安排专人负责。

　　(六)、会后总结阶段

　　1、年会总结报告：总结得失，为明年年会做准备（对内，仅供自己参考）。

　　2、节目评奖：评选节目，给予奖励。也可通过现场大屏幕现场抽奖、现场颁奖。

　　3、宣传文章：撰写宣传文章，进行宣传推广（对客户）。

　　4、照片整理：整理现场照片，发给公司相关人员，或做成相册。

　　5、视频剪辑：现场年会视频剪辑、储存，或做成光盘、U盘等。

 

二、年会策划注意事项

　　1.确定年会工作小组，明确人员工作职责。

　　2.方案撰写。需要外包的事项要尽快安排。比如摄影摄像、舞台搭建、舞蹈演出等。

　　3.流程策划设计。需要邀请嘉宾的需要尽快与嘉宾落实，这里使用H5邀请函是方便不过的了。

　　4.年会文件准备。包括现场PPT、音频、视频等资料。

　　5.年会的通知与宣传：提前一周将年会通知发往各处室，做好宣传工作，确保全员知悉。（如有员工需要表演节目或者发表总结演讲，需更早通知员工）

　　6.物料制作及采购：条幅、抽奖礼品、年会席位人、笔、纸；游戏所用道具；抽奖箱；会议所需矿泉水、酒宴所需酒水、各类零食等。

　　7.现场布置：提前至少一天布置场地。检查硬件设备是否完善可用，会场指引是否清晰明确，舞台搭建是否安全稳固。

　　8.年会正式开始之前要做好彩排，保证活动的顺利完成。