作者：上海活动策划公司 来源：www.chengxinchuanmei.com 发布时间：2019-05-16 14:43:46
展览策划是指充分利用现有的信息和资源,判断事物变化和发展趋势,综合构思和设计,选择合理有效的方案,达到预期目的的活动.规划是一项综合性的系统工程,目标是起点,信息是基础,创新是核心.
会展策划就是会展企业根据收集和掌握的信息,对会展项目的立项、方案实施、品牌树立和推广、会展相关活动的开展、会展营销及会展管理进行总体部署和具有前瞻性规划的活动.会展策划对会展活动的全过程进行全方位的设计并找出解决方案,以实现企业开展会展活动的目标.
一、大型会展策划方案
1、策划
我们提供会展企划代理,告诉我们你的想法或者点子,我们为你提供可行性方案、会议回执,我们过去的成功经验,都将成为您成功举办会议的基础.
2、咨询
在此阶段,我们将与委托方进行初步沟通,并就委托方的一些关心点提出预案供选择、推荐合适的会议型酒店、餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会议交通流程、接待流程等.
3、考察
在双方进一步取得互信后,我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及所需的设备细节等等,并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨,大致明确双方的责任与义务.
4、确定
这个时间需要的是耐心与细致--我们得一一推敲设想得流程及预案,尽可能把方案细化,然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任,并签署相关服务协议.
5、执行
严格而又人性化地执行协议,将是双方合作精神的高度升华.不管设想如何完美,任何计划都是存在纰漏的,需要合作双方本着合作的理念,抛开暂时的不合,以会展的圆满结局为一致奋斗目标.在此期间,双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸,并临时决定双方签字负责人,所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行.
6、结算
双方财务人员认真核对各类单据,严格按照协议执行核算.
二、相应的流程
1、会前
1. 与会议主办方洽谈,了解相关会议需求;
2. 提供会议所需要的航班、火车/汽车车次、住宿酒店、会议场所、交通等信息.并制定完备的会议预案书给会议方;
3. 一般性会议利用网络传送大量关于会议场地、住宿、餐饮、娱乐等方面的实景资料,让会议方提前做到成竹在胸;
3. 如有需求,可派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况;
4. 确定方案,签订合同,预付定金.
2、会中
3. 会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等;
4. 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求;
5. 会议餐饮:用餐时间、用餐标准及其他特殊要求的安排;
6. 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游等安排和确认;
7. 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认;
8. 会议礼品:会议礼品的采购、发放服务;
8. 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务.
3、会后
1. 结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐;
2. 资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册;
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