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庆典活动策划流程以及前期准备工作

作者:上海活动策划公司 来源:www.chengxinchuanmei.com 发布时间:2019-05-28 09:24:44

庆典活动是企业展现自己产品的方式之一,可以选择传统模式也可选择新颖类型,庆典活动流程众多,前期一定要做好策划准备工作,活动不同时间段做什么事情,这样才能保证一场活动无问题顺利进行下去。下面我们就“庆典活动策划流程以及前期准备工作”来详细了解下。

 

 

 

一、庆典活动策划流程

  1、制定活动实施计划(活动任务推进表,庆典活动物料项目推进表,前期广告宣传计划),依据市场部组织开业庆典活动策划.

  2、确定活动、庆典方案.

  3、与各大媒体谈判包括:软硬新闻、商品广告、有偿新闻,媒体支持等.主要洽谈对象包括:当地各大报纸期刊杂志、广播电台、电视台、广告公司等.

  4、组织采购部与供应商谈判、对象包括:手机厂家、省包、国包,及与公司业务需求紧密相关的其他个人或单位.谈判内容包括:商品价格谈判、商品供货数量谈判、供货条件谈判、赞助费用谈判、文艺活动谈判、供应商独立活动谈判、广告赞助谈判.

  5、由市场部提出相关广告策划方案、活动方案及费用预算,内容包括时间、场地、开业活动形式、宣传媒体、广告和宣传品设计方案、公司配合部门、单项费用预算和总额等内容.

  6、由市场部组织通讯公司主管总经理、销售部(批发零售)、及相关部门对广告策划方案、费用预算、广告及宣传品设计方案进行评审,形成"业务评审表".

  7、如果评审未通过,则根据评审意见对方案及费用预算进行修改,并再次组织新的评审.

  8、通过评审,由市场部进行开业前的准备工作.

  9、庆典前软硬广告的撰写设计、排期投放.

  10、由市场部依据方案,形成"项目实施分工责任表",并下发通知.

  11、办理活动的相关城管手续.

  12、市场部与销售部相互配合,购买活动相关物品.

  13、宣传品的设计、制作与发放.

  14、活动内容培训、现场布置.

  15、市场部核实活动准备情况.

  16、活动、庆典彩排,活动前两天,组织销售部、市场部的相关人员进行培训,熟悉现场活动程序.并进行彩排,根据活动当天可能发生的临时情况制定备选方案.

  17、实施活动、庆典的活动方案.

  18、活动结束后,对现场活动所用物品的清点和清理工作.对可用物品妥善保存,以便重复使用,以节省费用.

  19、活动后的总结评估,及时调整流程.

二、庆典活动策划的前期准备工作

  1、精心拟出邀请庆典活动宾客的名单

  一般邀请宾客的范围是本组织的主管部门领导及业务往来单位;相关媒体新闻记者;同行部门和直属部门领导及有关其他公众;名单经领导审定后,印制成精美的请柬,并提前2周左右的时间寄送给宾客,活动前3天再电话核实,看有无变动,贵宾在活动前一天再核实一次.

  2、确定庆典活动主持人

  庆典活动主持人可以是相关政府部门领导,也可以是本组织领导,还可以是有一定影响的电视台等主持人.一般主持人应仪表大方、口才良好、反映敏捷等.

  3、拟定庆典活动程序

  程序可包括主持人宣布庆典活动开始、升国旗奏国歌和升公司旗奏公司歌、介绍重要、组织负责人和重要致词、剪彩或安排参观等活动.程序的安排要求紧凑、连贯而细致周密,程序的安排关系到活动的成败.

  4、布置庆典活动场地

  举行仪式的场地可以设在组织有关庆典活动的现场,如开工或竣工庆典选在工程现场,开业庆典选择在铺面或商店的门口等,应在场地悬挂开业或庆典会标、庆祝或欢迎词语.

  因为开业活动一般是站立举行的,所以要在站立处和剪彩处铺设红色地毯,以示尊敬和庄重.场地布置可充分利用飘空气球、彩虹门、步道旗、花篮及花卉植物、红地毯等,如会场两边可放置赠送的花篮,四周悬挂彩带和宫灯.还要准备好音响、照明设备,使整个场地气氛显得隆重、热烈.总之应喜庆而热烈.

  5、安排接待工作

  这一工作要事先指派专人负责,重要的接待应由组织负责人亲自完成.事先安排接待服务人员,安排接待室,接待室中要求茶杯洁净,茶几桌上放置烟缸,如不允许吸烟,应用礼貌标语标牌放置在接待室中,提示.要事先订购嘉宾佩带的胸花.

  6、安排剪彩工具

  庆典活动主办单位应备好彩绸或彩带、剪刀、托盘、托布等,的人数应比剪彩领导人数多1人.

  7、准备签到处和贵宾留言册

  贵宾留言册不要用普通签字本,应用红色或金色锦缎面高级留言册,应准备好毛笔、砚墨或碳素笔,还要准备好签到处.此外,还可以准备两个盒子或碟,一个装单位领导或公关部经理的名片,另一个装的名片,这样便于今后联系或制作通讯录.

  8、准备相关文字材料和馈赠礼品

  印制一些材料,如本组织宣传册、庆典活动的程序表,名单和致词,组织经营项目策等.赠送的礼品也是一种宣传性传播媒介,只要准备得当,往往能产生很好的效果.从组织形象考虑,礼品应该具有以下特点:

  (1)象征性和纪念性

  在开业庆典中的礼品应该有纪念意义.人们从礼品的形状及内容上能一目了然地明确它的含义.同时给人发礼品,是作为纪念,总希望人们能重视它、珍惜它,可以使人不时地想到或向别人提起曾经参加过某个活动、曾经当过某某代表、曾经去过某个地方,使自己有一种特殊的荣誉感.

  (2)宣传性

  在某种意义上说,礼品能成为宣传本组织的广告载体.一般应在礼品的包装上印有组织标志、庆典开业日期、服务承诺或产品图案及广告用语等.当然商业味不宜太浓,本组织信息要善于巧妙别致地设计在礼品上.

  9、音响设备的调试

  了解无线麦克风电磁波的方向性、频率高低、音量大小,不要出现"吱吱"的噪音或间断噪音.线路距离与麦克风连线长短要考虑周全,不要使讲话者无法进行必要的移动.有时一个麦克风在讲话者间传递使用,电线太短不方便,电线太长又显得很杂乱.

  因此,事先应设计好讲话、演示、产品介绍时表演者的路线.如果可能,对移动的演讲者、表演者用移动无线麦克风,或尽可能将线的一部分藏在地毯下面,以避免绊倒人.如果为演讲者提供新的服务设施,在会议前一定要向有关人员进行明确的介绍.有关服务人员应熟悉业务与设备,事先做好细致的准备.

  10、配套节目

  庆典活动完毕,宜安排些气氛热烈的节目,如敲锣打鼓、舞狮子,放飞信鸽,合唱歌曲,放喜庆音乐等.在允许燃放鞭炮的地区,还可燃放鞭炮声花产礼炮等,造成喜庆气氛.此外,还可以请军乐队演奏.(注意一般情况下不要放氢气球,特别是在机场附近,以免影响飞机的飞行安全.)

  11、参观、座谈或聚会

  主持人宣布仪式结束,即可引导客人参观工程、组织、公司或商店.可介绍主要设施或特色商品,以融洽与同行的关系,也可以举行短时间的座谈或请在留言簿上签字.之后,还可以安排舞会、宴会答谢.