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年会如何策划

作者:上海活动策划公司 来源:www.chengxinchuanmei.com 发布时间:2019-10-28 09:19:57

  快到年底了,又到各个庆典公司大展拳脚的时候了,那么怎么策划出一场经典的年会呢?下面小编就为大家具体的讲解一下年会如何策划才能更加的精彩?

一、年会策划四要素

  1、明确主题和目的

  不同的企业,年会的主题和目的也有所区别。比如生产销售型企业会在年会上将各地经销商团队聚集到一起,根据销售目标实现情况进行表彰鼓励;而服务型企业则多以娱乐性质的年会,让企业团队在年终的时候得到最大限度的放松。

  2、确定年会性质

  在确定了参与主体之后,就可以选择年会的性质。主要有娱乐休闲、旅游玩乐、企业拓展、活动抽奖几类,不同的年会性质最终会影响到年会的筹备团队及所需要的资金。

  3、提交预算

  初步确定年会性质后,根据场地、交通、奖品等情况,可提交出一份初步的年会预算。当然,也有的企业会在年会筹备开始就确定预算,所有工作都在预算之内进行。

  4、确定分工

  (1)活动场地及酒店联络。

  (2)活动演出团队联络,演出节目内容安排。

  (3)拓展公司联络,拓展场地安排,拓展项目安排。

  (4)聚餐场地联络,餐饮内容安排。

  (5)年会物料筹备,年会节目安排。

  (6)项目总统筹,流程把控。

 

二、年会流程

  年会举行的时间,场地的选择建议,年会流程的时间安排。

  举办时间尽可能选择周末或第二天休息日。年会流程,要包含准备工作时间安排,年会当天领导讲话,各部门展示,颁奖等时间安排,节目宴会时间安排等,预留时间,以防环节拖沓,影响后续环节进展。

  场地选择上,根据年会形式,提报两种以上场地的建议,费用高低不等,通常场地选择是酒店、公司、外包会场。

  这里大家要做出斟酌的是:

  场地选择酒店,酒店通常会有小型的外包会场,活动做完直接吃饭,一切都可以由酒店安排,但是承载人数较少。

  场地选择公司,公司如果合适的话活动在公司举办即经济又实惠,但是布置会场和最后收尾打扫工作量比较大。吃饭会餐的时候还需要做出特别安排,或者转战酒店。

  外包会场针对规模比较大的公司,可以专门租赁大型会议场地或者游戏活动场地,但是会餐时同样需要转移阵地。有些大型场所可以一起承担酒席布置,将活动和聚餐很好结合。

 

年会策划流程

三、年会形式

  年会的形式通常会选择如下几种:

  全员大会+节目表演

  这种组合基本上一天,上午比较严肃的进行全员大会,领导讲话,团队精英展示,领取军令状或新一年工作任务,调整新架构,颁布新任命通知等。对于表彰员工和优秀团队大多选择穿插在下午的节目表演环节中。

  聚餐+节目表演

  节目表演由各部门分别上报节目,审核、彩排。至于场地选择也较为简单,各大饭店均有舞台搭建的服务,各位仅需要组织下布置会场,奖品等细节就可以完成策划。

  选择的种类大多是唱歌、小品、舞蹈、相声这样的节目流程,外加一个领导层恶搞表演的节目。这类活动压力比较大的是主持人,需要贯穿全场,具备较强的灵活控场能力;同时DJ也需要注意力高度集中来配合节目。

  节目通过员工评选,在年会结束时,公布获奖节目,颁发纪念奖品或奖金。也可以聘请专业的表演团队,将整场气氛推向高潮后结束活动开始就餐。

  旅游

  只要经费允许,旅游外包给旅游公司的这类年会也比较简单,并且充满了乐趣。到了这个季节,远一点的旅游地点可以选择:阳光灿烂海南游、哈尔滨冰雪风情之旅、七彩云南之旅、新疆探奇之旅、乌鲁木齐冰雪游等活动都是人们津津乐道且羡慕的旅游活动,而这些也是旅游公司比较大的旅游项目,各种活动都比较丰富且价格合适。

  近一点的可以选择:滑雪、冰瀑、农家乐、山庄休闲、篝火晚会、大型野炊烧烤等栏目。如果公司经费宽裕,甚至可以选择海外游国外游。韩国泰国等国家都是旅游的好选择,价格方面视人数而定,大致在3000-6000左右。

  举办国外游注意组织好大家办理护照。外出旅游的一切附加项目均可以和旅游公司洽谈,这类活动也是充满话题性的选择。

  根据公司规模,小的公司多以聚餐为主,规模越大的公司,年会的丰富程度,活动环节也越多,充分体现人多创意多的特色。当然每年被人羡慕的年会,还有一些金融,房产,互联网大鳄行业,会出现发放大额年终奖金,扛着一袋袋毛爷爷回家过年;又或者海南游,出国游,主题酒会大party,足以羡煞旁人。

  此部分将年会流程安排以文字形式描述即可

  例如,今年年会形式建议“全员大会+节目表演”,上午全员大会播放公司纪录片,董事长发表公司全年业绩情况总结,分发各部门新一年任务,精英团队展示。下午各部门提报节目表演,穿插优秀员工,优秀团队颁奖环节。中午在会场进行自助式冷餐会。

四、活动前期准备

  这里包括三个部分,一是“硬装”准备,一个是“软装”准备,还有一个是“活动人员”准备。

  1、硬装

  “硬装”主要是指活动现场“硬”的设备,如灯光、音响、屏幕切换器、LED屏等。这部分工作准备好了,活动流程的顺利进行就保证了一大半。

  这部分工作的难点在于找到质量好、服务好、配合度高的服务商。一般有两种方法,一是盘点公司或者自己手头上已有的已合作过的服务商资源,二是发动公司所有人及自己的关系寻找新的服务商。主要要做到货比三家,从东家获取专业知识去比对西家的产品及报价,这样才不容易被坑。

  2、软装

  “软装”主要是指活动现场的装饰性物料,如背景板、台卡如座位卡签到卡等、海报、参会证、装袋资料等等。这部分需要把控的是

  确定现场整体的“装修图”,及现场物料怎么摆放,统一设计风格及必要元素(如LOGO、年会主题)。

  各物料的材质、尺寸、数量、价格、预计印刷时间等等。材质则需要特别注意的是,一定要打样,亲眼看到亲手摸到才能放心。